Fast Facts

Naam

Randstad

Grootte

Enterprise

Industrie
  • Legal & Professional Services
Regio
  • Global
Belangrijke regelgeving
  • ePrivacy
  • GDPR
Produkten

Cookie Consent, Data Mapping Automation, PIA & DPIA Automation, Third-Party Risk Management (TPRM)

Randstad gebruikt OneTrust voor centraal privacybeheer voor hun wereldwijde netwerk van FG’s


Randstad is wereldwijd marktleider op het gebied van outsourcing, uitzendkrachten, consultancy en personeelsoplossingen, met meer dan 38.000 medewerkers die elke week een personeelsbestand van 600.000 medewerkers in 39 landen managen.

Met dit wereldwijde bereik en de focus op personeelszaken beheert het bedrijf dagelijks grote hoeveelheden persoonsgegevens, waarbij elke lokale vestiging optreedt als een onafhankelijke verwerker of verwerkingsverantwoordelijke met lokale verantwoordelijkheden op het gebied van gegevensbescherming.

“Privacy is essentieel voor Randstad omdat we in HR-diensten werken met de gegevens van miljoenen mensen,” aldus Wouter-Bas van der Vegt, Global Data Protection and Information Security Officer bij Randstad. “Privacy vormt de kern van ons bedrijf om ervoor te zorgen dat sollicitanten, medewerkers, werknemers en klanten ons kunnen vertrouwen, terwijl we er tegelijkertijd voor zorgen dat we nog steeds op een efficiënte en effectieve manier zaken kunnen doen.”

Een AVG-gerichte aanpak voor een internationaal privacybeleid

Het privacyteam van Randstad benaderde de AVG vanuit een mondiaal perspectief, maar met een lokale aanpak.  Ze begrepen dat de regelgeving een goed uitgangspunt was voor het bedrijf om hun activiteiten op het gebied van gegevensverzameling en -verwerking te beheren, en dat de implementatie van AVG-vereisten wereldwijd kon worden toegepast. Het team benaderde de AVG met de gedachte dat ze in Europa zouden beginnen en later soortgelijke praktijken in andere regio’s konden invoeren, met aanpassingen aan specifieke lokale wetgeving.

Als bedrijf dat zelf gebruikmaakt van innovatieve technologie om haar klanten van dienst te zijn, wist Randstad dat technologie kan helpen bij de naleving van de AVG en andere privacywetgeving in de wereld.  Handmatig werken in Excel of Word biedt niet de zichtbaarheid en automatisering die het team nodig had om de inspanningen te beheren in een netwerk van nationale FG’s en privacy-ambassadeurs. Daarnaast had Randstad een oplossing nodig die kon worden aangepast aan het veranderende en zich ontwikkelende wereldwijde privacylandschap, omdat de regelgeving in de kinderschoenen staat en er steeds meer lokale en landspecifieke wetten zullen volgen.

quote
"We zeiden: 'Laten we op zoek gaan naar een bedrijf dat begrijpt wat we doen, maar ook de mogelijkheden en flexibiliteit heeft om snel extra functionaliteit te ontwikkelen om ervoor te zorgen dat we onze doelstellingen kunnen bereiken,'"
Wouter-Bas van der Vegt
Global Data Protection and Information Security Officer

“We zeiden: ‘Laten we op zoek gaan naar een bedrijf dat begrijpt wat we doen, maar ook de mogelijkheden en flexibiliteit heeft om snel extra functionaliteit te ontwikkelen om ervoor te zorgen dat we onze doelstellingen kunnen bereiken,'” aldus Van der Vegt. “Hoewel we weten dat geen enkele tool de magische oplossing is, was OneTrust uiteindelijk na een uitgebreid selectieproces het bedrijf dat het beste aansloot op onze wensen.”

Een op technologie gebaseerd privacybeleid voor beoordelingen, verwerkingsregisters en cookies

Aangezien Randstad snel verandert en voortdurend innoveert, begon het bedrijf zijn AVG-inspanningen door OneTrust te gebruiken voor wat het bedrijf “privacy quick scans” (PQS’s) noemt om te bepalen of aanvullende beoordelingen zoals een privacy impact assessment (PIA) nodig zijn. Het bedrijf had een oplossing nodig om de gegevensbeschermingseffecten te beoordelen van de verschillende digitale transformatietechnologieën die het bedrijf voortdurend evalueert en implementeert. Deze PQS’s helpen het privacyteam van Randstad op de hoogte te blijven met de innovatie van het bedrijf en inzicht te krijgen in geïdentificeerde risico’s om ervoor te zorgen dat de juiste beveiligingsmaatregelen zijn doorgevoerd.

Het team gebruikte de PQS’s om persoonsgegevens in kaart te brengen, waarbij zowel nieuwe technologieën als oudere systemen werden beoordeeld. Dit proces helpt het privacyteam van Randstad inzicht te krijgen in de middelen en toepassingen die zijn gekoppeld aan de verwerking van persoonsgegevens.

Randstad maakt ook gebruik van OneTrust voor haar leverancierselectieproces. Leveranciers ontvangen via OneTrust een vragenlijst om het beleid ten aanzien van gegevensbescherming en beveiligingsincidenten te identificeren en de risico’s met betrekking tot leveranciers te begrijpen.

Het bedrijf gebruikt ook OneTrust-technologie om websites te scannen op trackingtechnologieën, de cookiebanner te ontwikkelen en toestemmingsgegevens bij te houden. De technologie van OneTrust heeft Randstad geholpen om de cookiebanner wereldwijd consistent te houden, maar ook de mogelijkheid te bieden deze aan lokale behoeften aan te passen, zoals het type toestemming en de taal.

Evoluerende technologie voor innovatieve zakelijke behoeften

Met OneTrust stelt Randstad haar netwerk van nationale FG’s in staat om gegevensbescherming op grote schaal te automatiseren en te beheren. Ze kunnen inzichten die in het ene land zijn verzameld, benutten en deze processen in andere regio’s automatiseren voor een daadwerkelijk alomvattend en wereldwijd privacybeleid.

quote
“De samenwerking met OneTrust maakt het verschil, niet alleen binnen het bedrijf, maar ook voor de mensen met wie we samenwerken.”
Wouter-Bas van der Vegt
Global Data Protection and Information Security Officer

Aangezien het privacylandschap en de wereldwijde regelgeving snel veranderen en zich ontwikkelen, wil Randstad haar inspanningen op het gebied van de AVG in de EU naar meer landen over de hele wereld uitbreiden. OneTrust helpt Randstad bij het doorlopend actueel houden van de privacyvereisten aangezien het bedrijf zich snel ontwikkelt en verder digitaliseert. Het privacyteam kan fungeren als consultant voor de business units bij de implementatie van nieuwe technologie, in plaats van innovatie te belemmeren.

Naarmate het beleid groeit en zich ontwikkelt, heeft Randstad er vertrouwen in dat de samenwerking met OneTrust met hun inspanningen zal meegroeien.

“De reden waarom we echt graag met OneTrust werken, is dat ze geweldige mensen hebben die het verschil maken”, zegt Van der Vegt. “Ze zijn beschikbaar als we vragen hebben of problemen ondervinden, en luisteren goed naar wat we proberen te bereiken. De samenwerking met OneTrust maakt het verschil, niet alleen binnen het bedrijf, maar ook voor de mensen met wie we samenwerken.”

Onetrust All Rights Reserved